Statuts OCCB - (R.O.I.) Réglement d'Ordre Intérieur) - Chartre du HOG
 

Statuts OCCB

 

 


 

“New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.”

 

CHAPITRE I -  DÉNOMINATION ET SIÈGE SOCIAL

 

Article 1 – Dénomination

 

a.    L'Association porte le nom  de “ NEW ORVAL COUNTRY CHAPTER BELGIUM”, en abrégé : New OCCB. L’association a comme appellation courante : « Orval Country Chapter Belgium » en abrégé : « OCCB ».

b.    L'Association a le droit de se présenter sur l'en-tête de lettre ou autres documents comme une association du Harley Owners Group ou H.O.G., à condition d’en avoir reçu l’autorisation.  Cette autorisation est donnée par le biais d'un contrat de licence écrit et renouvelable, d’une durée déterminée, qui ne fait pas partie de ces statuts. “Harley Owners Group” et “H.O.G.” sont des marques déposées. En aucun cas l'Association n'utilisera ces marques en son nom. Toute autre utilisation de ces marques est soumise au contrat de licence mentionné ci-dessus.

 

Article 2 - Siège social

 

a.    Le siège de l'Association est établi à Hamipré (6840 NEUFCHÂTEAU), Chaussée d’Assenois, 12 et l'Association relève de l'arrondissement judiciaire de la province de Luxembourg.

 

CHAPITRE II -  OBJET ET DURÉE

 

Article 3 - Objet

 

a.    L'Association, également dénommée ci-après “Chapter”, à pour objet d'offrir un forum aux propriétaires d’une moto Harley-Davidson ou Buell, qui sont aussi membres du H.O.G.

b.    À cet effet et en tenant compte des règles de la Charte du H.O.G., l'Association:

c.    Fournira et échangera des informations dans le domaine de la conduite d’une moto Harley-Davidson ou Buell entre

d.    Les membres du Chapter,

e.    Les membres du Chapter et ceux d'autres Chapters,

f.     Les membres du Chapter et le Harley Owners Group Europe et entre les membres du Chapter et les différentes entités du groupe Harley-Davidson.

g.    Organisera et encouragera des activités pour motocyclistes, ayant une philosophie raisonnable, axée sur la famille et apolitique, dans l'intérêt commun des motards Harley-Davidson et Buell, en général, et du Chapter en particulier, tout comme la participation à d’autres activités du Harley Owners Group.

h.    Créera des liens étroits entre tous les motards Harley-Davidson et Buell et maintiendra des contacts avec d'autres clubs et associations Harley-Davidson nationaux et étrangers.

i.     L'Association n'a pas pour but de réaliser des bénéfices à distribuer entre les membres, ni de mener des activités commerciales.

j.     L'Association doit être rattachée à un Sponsoring Dealer. Si le Sponsoring Dealer est une personne morale, sa représentation vis-à-vis de l'Association est assurée par le Dealer Operator.

k.    Le Sponsoring Dealer doit être un Dealer Agréé de Motos Harley-Davidson. 

l.     L’Association a comme Sponsoring Dealer COLLARD MOTOS – Rue de la Gare  -  6810 IZEL/CHINY.

m.  L'Association doit être agréée en tant que H.O.G. Chapter local par le H.O.G. Europe.


 

Article 4 - Durée

 

L’Association est constituée pour une durée illimitée.

 

CHAPITRE III -  COMPOSITION DE L’ASSOCIATION

 

Article 5 - Composition

 

a.    L'Association est composée de membres principaux, membres associés, membres juniors, membres d’honneur et membres sympathisants.

b.    Membres principaux : (communément appelés « Full Members ») : personnes physiques de 18 ans ou plus qui possèdent une moto Harley-Davidson et ont la qualité de membres complets (« Full Member ») ou de membres complets à vie (« Full Life Member ») de l’Harley Owners Group.

c.    Membres associés : (communément appelés « Members Associate ») : partenaire et/ou passager de 18 ans ou plus d’un membre principal, tel que défini en a., ayant la qualité de membre associé (« Member Associate ») ou membre associé à vie (« Life Member Associate ») de l’Harley Owners Group. Il n’y a qu’un Membre Associé possible par Membre Principal.

d.    Membres junior : Membres qui n’ont pas encore atteint l’âge de 18 ans et dont un parent ou leur représentant légal est membre principal du Chapitre. Ils ne doivent pas avoir la qualité de membre de l’Harley Owners Group.

e.    Membres d’honneur : Personnes qui ont rendu des services particuliers à l’association et qui ont été nommés par l’assemblée générale sur proposition du conseil ou sur proposition d’au moins dix membres titulaires du droit de vote. Ils ne doivent pas avoir la qualité de membre de l’Harley Owners Group. Les membres d’honneur sont libérés du paiement des cotisations. Le Sponsoring Dealer est automatiquement admis au titre de Membre d’Honneur. Pour le surplus, les membres d’honneur n’ont les d’autres droits et obligations que ceux attribués et imposés aux membres par ou en vertu des statuts.

f.     Les membres sympathisants : personnes qui se sont déclarés prêts à supporter financièrement l’association par une cotisation minimum fixée par l’assemblée générale. Les sympathisants n’ont pas d’autres droits et obligations que ceux qui leur ont été attribués et imposés par ou en vertu des statuts. Ils ne doivent pas avoir la qualité de membre de l’Harley Owners Group. Le conseil conserve un registre des sympathisants. Le Conseil d’Administration pourra déterminer par le biais du règlement d’ordre intérieur un quota maximum de membres sympathisants admis.

g.    Les membres ont le droit de vote à l’exception des membres junior, membres d’honneur et membres sympathisants.

h.    Le nombre de membres n’est pas limité mais ne peut être inférieur à trois.

i.     La qualité de membre est personnelle et ne peut être transmise ou attribuée par succession.

j.     Les membres fondateurs sont des membres effectifs.

 

CHAPITRE IV -  PROCEDURE D'ADMISSION

 

Article 6 : Attribution et obtention de la qualité de membre

 

a.    Le conseil décide de l’admission des membres, des membres d’honneur, des membres juniors et des sympathisants. En statuant sur la candidature, le Conseil d’Administration tient toujours compte des intérêts et des objectifs de l'Association.

b.    Le refus d’admission doit être communiqué par écrit mais ne doit pas être motivé. En cas d’appel, l’assemblée générale peut décider d’admettre le membre, le membre d’honneur, le membre junior ou le sympathisant.

c.    Les nom, prénom, adresse et date de naissance des membres seront inscrits sur un registre prévu à cet effet et détenu au siège social de l’association. Lors de chaque assemblée générale annuelle, la liste des membres sera adaptée et communiquée au Greffe du Tribunal de Commerce compétent.

d.    L’obtention de la qualité de Membre Principal et Associé de l’association est exclusivement conditionnée à la possession et à la conservation de la qualité de membre de l’Harley Owners Group.

e.    Si la qualité de membre de l’Harley Owners Group n’est pas obtenue, la qualité de membre du Chapitre prend fin automatiquement.

f.     La qualité de Membre Associé du Chapter prend fin automatiquement lorsque le Membre Principal auquel il est associé perd la qualité de membre du Chapitre.

g.    Les membres principaux et associés doivent se soumettre aux statuts et aux règlements de l’Harley Owners Group.

 

CHAPITRE V -  EXCLUSION

 

Article 7 - Motifs d'exclusion

 

Sur proposition du Conseil d’Administration, l'Assemblée Générale peut exclure un membre de l'Association:

1.    en cas de non-respect des dispositions ou des règlements statutaires;

2.    en cas de manquement aux obligations des membres vis-à-vis de l'Association;

3.    si le membre ne peut pas raisonnablement demander à l'Association de rester membre;

4.    si le membre ne remplit plus les conditions prévues par les statuts pour son admission;

5.    si le membre est en conflit avec les décisions de l'Association;

6.    si le membre porte préjudice à l'Association de manière injustifiée ou se comporte, à l'intérieur ou à l'extérieur du Chapter, de façon contraire aux intérêts ou valeurs défendus par l'Association;

7.    en cas de non-paiement de sa cotisation.

 

Article 8 - Procédure d'exclusion

 

a.    Le Conseil d’Administration informe par lettre recommandée le Membre dont l'exclusion est envisagée.

b.    Le Membre dont l'exclusion est envisagée a le droit de soumettre ses moyens de défense à l’Assemblée Générale, soit par écrit avant que celle-ci se réunisse pour statuer sur son exclusion, soit oralement au cours de l'Assemblée Générale.

c.    L'exclusion d'un membre ne peut être prononcée qu’à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés à l’Assemblée Générale.

d.    Le Membre dont l'exclusion est envisagée ne peut prendre part au vote relatif à son exclusion et ne sera pas pris en considération pour le calcul du quorum.

e.    La décision de l'Assemblée Générale relative à l'exclusion d'un Membre est définitive et ne doit pas être motivée.

f.     La décision est notifiée au Membre par l'envoi d’une lettre ou courrier électronique.

g.    L’exclusion est effective à la date indiquée dans la notification.

h.    Le Membre exclu, de même que ses ayants droit et héritiers, n'ont aucun droit sur le fond social et ne peuvent réclamer le remboursement des cotisations qu'il a versées à l'Association ou de toutes autres sommes qu'il aurait versées à l'Association à un autre titre.

 


 

Article 9 - Démission

 

a.    Tout Membre de l'Association est libre de démissionner de celle-ci à tout moment, moyennant un préavis écrit, en adressant sa démission par lettre ou courrier électronique à un membre du Conseil d’Administration.

b.    Le Membre qui a démissionné de l'Association, de même que ses ayants droit et héritiers, n'ont aucun droit sur le fond social et ne peuvent réclamer le remboursement des cotisations qu'il a versées à l'Association ou de toutes autres sommes qu'il aurait versées à l'Association à un autre titre. 

 

CHAPITRE VI -  COTISATIONS

 

Article 10 - Cotisations

 

a.    Les Membres Principaux, Membres Associés, Membres Junior et les Membres Sympathisants doivent payer une cotisation annuelle, qui sera déterminée par le Conseil d’Administration.

b.    Dans des cas particuliers, le conseil peut accorder des exemptions à l’obligation de payer une cotisation.

c.    Le règlement d’ordre intérieur de l’association détermine la cotisation applicable à chaque type de membres.

d.    Au cas où l'affiliation prendrait fin dans le courant de l'exercice de l'Association, la cotisation annuelle resterait due pour la totalité.

 

CHAPITRE VII -  ORGANES

 

Article 11 - Organes de gestion

 

Les organes de l'Association sont:

 

1.    L’Assemblée Générale, et

2.    Le Conseil d’Administration.

 

CHAPITRE VIII -  ASSEMBLEE GENERALE

 

Article 12 - Composition et pouvoirs

a.    Chaque membre principal, membre associé a les mêmes droits à l'Assemblée Générale et y dispose d'une voix. Les membres juniors, membres d’honneurs et membres sympathisants ne disposent d’aucun droit de vote.

b.    L'Assemblée Générale possède les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par la loi ou les présents statuts.

c.    L’Assemblée Générale est compétente pour :

 

1.    Exclure un Membre de l’Association, conformément aux dispositions applicables de ces statuts;

2.    Nommer et révoquer les administrateurs;

3.    Approuver le programme de travail annuel de l'Association (action and events plan);

4.    Approuver le budget et les comptes;

5.    Nommer et révoquer le(s) commissaire(s) et le(s) liquidateur(s);

6.    Donner décharge aux administrateurs et au(x) commissaire(s);

7.    Modifier les statuts;


 

8.    Prononcer la dissolution de l'Association;

9.    Déterminer l'affectation du bénéfice en cas de dissolution.

 

Article 13 - Sessions

 

a.    Chaque année, l’Assemblée Générale se réunit en session ordinaire au plus tard dans les  6 mois après la fin de l'année fiscale.

b.    L'Association se réunit en Assemblée Générale extraordinaire à tout moment sur décision du Conseil d’Administration ou à la demande écrite d'au moins un cinquième des Membres.

c.    Les Assemblées Générales extraordinaires peuvent se tenir à distance via des conférences téléphoniques ou des vidéoconférences.


Article 14 - Convocation

 

a.    L'Assemblée Générale est convoquée par le président du Conseil d’Administration quinze jours avant celle-ci par lettre ou courrier électronique.

b.    La convocation mentionne le jour, l'heure et le lieu où se tiendra l'Assemblée Générale, ainsi que l'ordre du jour.

c.    Toute proposition reçue après l’envoi de la convocation à l'Assemblée ne pourra être portée à l'ordre du jour.

 

Article 15 - Représentation

 

a.    Tout Membre peut se faire représenter à l'Assemblée Générale par un autre Membre porteur d’une procuration spéciale.

b.    Procuration peut être donnée par lettre, télécopie ou courrier électronique.

c.    Un Membre ne peut être porteur de plus de deux procurations.

 

Article 16 - Présidence

 

L'Assemblée Générale est présidée par le président ou son suppléant. En cas d'absence du président et de son suppléant, un des autres administrateurs, désigné par le Conseil, agit comme président de la réunion.  Si cela n’a pas été prévu, l'Assemblée y pourvoit elle-même.

 

Article 17 - Décisions

 

a.    Sans préjudice des exceptions prévues par la loi ou les présents statuts, l’Assemblée Générale ne délibère valablement que si la moitié des Membres sont présents ou représentés.

b.    Si ce quorum n’est pas atteint, une nouvelle Assemblée Générale est convoquée avec un ordre du jour identique.  Celle-ci délibère valablement quelque soit le nombre de Membres présents ou représentés.

c.    Sans préjudice des exceptions prévues par la loi ou les présents statuts, les décisions de l'Assemblée Générale sont prises à la simple majorité des voix des Membres présents ou représentés.

d.    Les votes blancs et nuls ne seront pas pris en compte.

e.    A l'exception de l'exclusion d'un Membre, de la modification des statuts, de la dissolution de l'Association, de sa transformation en société à finalité sociale, l’Assemblée Générale peut délibérer valablement sur des points qui ne sont pas mentionnés à l'ordre du jour si tous les Membres sont présents ou représentés et marquent leur accord pour en délibérer.

 


 

Article 18 - Procès-verbaux

 

a.    Les décisions de l'Assemblée Générale sont consignées dans un procès-verbal signé par un Membre désigné à la réunion et par le président du Conseil d’Administration.

b.    Les procès-verbaux des réunions de l’Assemblée Générale sont consignés dans un registre conservé au siège social. 

c.    Chaque membre peut consulter ces procès-verbaux mais sans déplacement du registre. Chaque membre et chaque tiers ayant un intérêt légitime, peut demander un extrait des procès-verbaux en présence d’un membre du conseil d’administration.

 

CHAPITRE IX -  CONSEIL D’ADMINISTRATION

 

Article 19 - Composition et nomination

 

a.    L’Association est administrée par un Conseil d’Administration. Le nombre d’administrateurs est fixé par l’Assemblée Générale. Il ne peut être inférieur à quatre. Le Conseil peut à tout moment faire une proposition motivée auprès de l’Assemblée pour augmenter le nombre d’administrateurs.

b.    Tant les membres effectifs que les membres associés peuvent exercer la fonction d'administrateur aux conditions prévues par les présents statuts.

c.    La nomination des administrateurs se fait parmi les membres qui ont manifesté au Conseil d’Administration leur souhait de devenir administrateurs et qui sont repris sur la liste des candidats administrateurs communiquée aux membres par le Conseil d’Administration. 

d.    Le Conseil d’Administration tiendra compte de la bonne foi toutes les candidatures. La liste des candidats administrateurs doit refléter autant que possible la diversité au sein du Chapter et comporter plus de noms que de postes disponibles. Cette dernière disposition n'est pas applicable s'il n'y a pas assez de candidatures et/ou si le Conseil d’Administration décide de bonne foi que la candidature d'une ou de plusieurs personnes spécifiques est contraire aux intérêts du Chapter et que de ce fait cette condition ne peut être remplie.  

e.    Si le nombre d'administrateurs tombe en dessous du minimum, le Conseil d’Administration reste compétent.  Le Conseil est toutefois tenu de convoquer au plus vite une Assemblée Générale, dans laquelle la(es) vacance(s) sera/seront mise(s) à l'ordre du jour.

f.     Sauf si l'Assemblée Générale en décide autrement, les administrateurs exercent leur mandat à titre gratuit.

g.    Le Sponsoring Dealer n’est pas membre du Conseil d’Administration. Il bénéficie cependant d’un droit de veto sur les décisions prises par le Conseil d’Administration. Ce droit de veto ne pourra être exercé qu’avec l’accord écrit  préalable du H.O.G. Europe.


 

Article 20 - Expiration, révocation et remplacement

 

a.    Tout administrateur peut à tout moment être révoqué par l'Assemblée Générale ou être suspendu de ses fonctions.  Une suspension qui n'est pas suivie d'une décision de révocation dans les trois mois, prend fin à l’expiration de ce délai.

b.    Chaque administrateur démissionne au plus tard un an après sa nomination, selon une grille de démission préparée par le conseil.

c.    La personne nommée dans l’intervalle au poste vacant prend la place de son prédécesseur dans la grille. Les administrateurs existants restent néanmoins en fonction jusqu'à ce que les nouveaux administrateurs soient nommés par l'Assemblée Générale.

d.    Les administrateurs sont rééligibles.

e.    Un administrateur qui n'est plus membre de l'Association cesse automatiquement d’être administrateur.

f.     Le Conseil d’Administration peut proposer la révocation d'un administrateur spécifique.  Dans ce cas, le Conseil d’Administration convoquera une Assemblée Générale extraordinaire dans le mois. La proposition du Conseil d’Administration est acceptée sauf si cinquante pourcents (50%) des membres, présents ou représentés, s’y opposent.

 

Article 21 - Fonctions dans le Conseil

 

Il y a des Fonctions Principales et des Fonctions Supplémentaires.

 

a.    Il y a quatre Fonctions Principales:

§  Président (Director)

§  Vice-président (Assistant-Director)

§  Secrétaire (Secretary)

§  Trésorier (Treasurer).

Les Fonctions Principales doivent être pourvues.  Le Conseil d’Administration choisit parmi ses membres un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier. Les fonctions de secrétaire et de trésorier peuvent également être combinées.

b.    Il y a onze fonctions supplémentaires:

§  Officier de sécurité (Safety officer),

§  Responsable des Capitaines de Route (Head Road Captain)

§  Officier des activités (Activities officer)

§  Officier des manifestations caritatives (Charity Officer HOG Benelux)

§  Officier des Ladies Of Harley (Ladies of Harley officer)

§  Historien (Historian) et responsable des photographes (Photographers)

§  Officier du Membership (Membership Officer)

§  Webmaster

§  Editeur (Editor)

§  Photographe (Photographer)

§  Capitaine de Route (Road Captain)

c.    Le Conseil d’Administration peut attribuer les Fonctions Supplémentaires à des membres du Conseil déjà en fonction.  Une Fonction Principale peut être combinée à une ou plusieurs Fonctions Supplémentaires. Les Fonctions Supplémentaires peuvent également être combinées.

d.    Le président peut déléguer ses fonctions au vice-président.


 

e.    Les fonctions de Road Captain et Photographer, telles que prévues dans la Charte du H.O.G. peuvent être assumées par des membres de l’Association, non revêtues des la qualité de membre du Conseil d’Administration. Les règles concernant ces fonctions sont édictées par le règlement d’ordre intérieur.

 

Article 22 - Pouvoirs

 

a.    Le Conseil d’Administration a les pouvoirs les plus étendus pour l'administration et la gestion de l'Association.  Seuls sont exclus de sa compétence les actes réservés à l'Assemblée Générale par la loi ou les présents statuts.

b.    Il est notamment compétent pour :

1.    Accepter ou refuser un nouveau Membre

2.    Proposer à l’Assemblée Générale l’exclusion d'un Membre;

3.    Recevoir la démission d'un Membre;

4.    Etablir et proposer à l’Assemblée Générale les modifications aux statuts;

5.    Exécuter les tâches qui lui sont confiées par l’Assemblée Générale;

6.    Soumettre à l'Assemblée Générale, pour approbation, les comptes annuels de l'exercice écoulé, ainsi que le budget du prochain exercice.


Article 23 - Délégation et signature

 

a.    Dans la mesure où il l’estime opportun, le Conseil d’Administration peut déléguer certains de ses pouvoirs à un ou plusieurs administrateurs.

b.    Les actes qui engagent l'Association, sont signés, sauf délégation spéciale du Conseil d’Administration, par deux administrateurs, lesquels ne doivent pas justifier leurs pouvoirs à l'égard des tiers.

c.    Le Conseil d’Administration délègue au trésorier la gestion des ressources financières de l'Association, ainsi que le pouvoir de recevoir les libéralités faites à l'Association.

 

Article 24 - Réunions et convocation

 

a.    Le Conseil d’Administration se réunit sur décision de son président ou à la demande écrite d'au moins la moitié des administrateurs.

b.    Le Conseil d’Administration se réunit au moins une fois par an.

c.    Les convocations sont envoyées par le président du Conseil d’Administration par lettre, télécopie et/ou courrier électronique avec accusé de réception, quinze jours au moins avant la date à laquelle se tiendra le Conseil d’Administration.

d.    La convocation mentionne le jour, l'heure et le lieu où se tiendra le Conseil d’Administration, ainsi que l'ordre du jour.

 

Article 25 - Représentation

 

a.    Tout membre du Conseil d’Administration peut se faire représenter par un autre membre du Conseil porteur d’une procuration spéciale.

b.    Procuration peut être donnée par lettre ou courrier électronique.

c.    Un administrateur ne peut être porteur de plus de deux procurations.

 


 

Article 26 - Décisions

 

a.    Le Conseil d’Administration ne peut valablement délibérer que si deux tiers de ses membres sont présents ou représentés.

b.    Sans préjudice des exceptions prévues par la loi ou les présents statuts, les décisions du Conseil d’Administration sont prises à la majorité simple des voix des administrateurs présents ou représentés. En cas de partage des voix, la voix du président est décisive.

 

Article 27 - Procès-verbaux

 

a.    Les décisions du Conseil d’Administration sont consignées dans un procès-verbal signé par deux administrateurs et son président.

b.    Les procès-verbaux des réunions du Conseil d’Administration sont consignés dans un registre conservé au siège social.

c.    Les Membres peuvent obtenir des extraits des décisions sur demande, adressée au président du Conseil d’Administration. La réponse sera transmise par voie identique.

 

CHAPITRE X -  ACTIONS JUDICIAIRES

 

Article 28 - Actions judiciaires

 

a.    L’Association est représentée en justice, tant en demandant qu’en défendant, par le président, en cas d’empêchement, par un mandataire désigné par le Conseil d’Administration.

b.    Le président ou son mandataire ne peut accepter une transaction qu’avec l’autorisation du Conseil d’Administration.

 

CHAPITRE XI -  COMPTES ET BUDGET

 

Article 29 - Exercice fiscal

 

Sauf pour le premier exercice qui commence à la date d'effet des présents statuts pour se terminer le 31 décembre de l’année suivante, l’exercice social débute le 1er janvier pour se terminer le 31  décembre.

 

Article 30 - Comptes annuels

 

Chaque année, au plus tard six mois après la date de clôture de l'exercice social, le Conseil d’Administration soumet à l'Assemblée Générale, pour approbation, les comptes annuels de l'exercice écoulé, ainsi que le budget du prochain exercice et un “action & events plan” pour l'année suivante.

 

Article 31 - Commissaires aux comptes

 

a.    L'Assemblée Générale peut nommer chaque année parmi ses membres une commission d’au moins une personne qui ne peut pas faire partie du Conseil d’ Administration. La Commission contrôle les comptes annuels de l'exercice écoulé et le budget de l'exercice suivant et elle soumet ses constatations à l'Assemblée Générale.

b.    Si l’examen des comptes annuels et du budget nécessite une connaissance comptable spécifique, la commission d'enquête peut se faire assister par un expert. Le Conseil doit fournir à la Commission toutes les informations souhaitées et présenter, à sa demande, les fonds et les valeurs, ainsi que les livres, documents et autres données justificatives.


 

CHAPITRE XII -  MODIFICATIONS AUX STATUTS

 

Article 32 - Quorum de présence

 

a.    L'Assemblée Générale ne peut valablement délibérer sur les modifications aux statuts que si les modifications sont explicitement indiquées dans la convocation de l'Assemblée Générale et si au moins les deux tiers des Membres sont présents ou représentés.

b.    Si les deux tiers des Membres ne sont pas présents ou représentés à la première réunion, une nouvelle Assemblée Générale est convoquée au plus tôt dans les seize jours.  Celle-ci pourra délibérer valablement quelque soit le nombre de Membres présents ou représentés à l'Assemblée Générale. 

 

Article 33 - Quorum de vote

 

Les modifications aux statuts doivent être adoptées par au moins deux tiers des voix des Membres présents ou représentés ou, lorsqu'elles portent sur l'objet en vue duquel l'Association fut constituée, à l'unanimité des Membres présents ou représentés.

 

CHAPITRE XIII -  DISSOLUTION

 

Article 34 - Procédure

 

L'Assemblée Générale ne peut prononcer la dissolution de l'Association que selon la procédure et moyennant le respect des conditions prescrites pour la modification des statuts de l'Association. La dissolution de l'Association requiert toutefois une majorité des quatre cinquièmes (4/5) des votes des Membres présents ou représentés.

 

Article 35 - Affectation du bénéfice

 

En cas de dissolution de l'Association, l'Assemblée Générale détermine l'affectation du bénéfice.

 

CHAPITRE XIV -  LIQUIDATION

 

Article 36 - Nomination des liquidateurs

 

a.    En cas de dissolution de l'Association par l'Assemblée Générale, celle-ci désigne un ou plusieurs liquidateurs.

b.    Le solde après liquidation ne revient pas aux membres de l’association au moment de la décision de dissolution. A la décision de dissolution, le solde doit être donné à une ou plusieurs organisations dont le but est charitable.

 

CHAPITRE XV - REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR

 

Article 37 - Règlement d’ordre intérieur

 

a.    Un règlement d’ordre intérieur pourra être établi par le Conseil d’Administration afin de préciser les modalités de fonctionnement et d’exécution des statuts ou pour fixer certains points non prévus par les statuts.


 

b.    Le règlement d’ordre intérieur ne devra pas être soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale et s’imposera à tous les Membres de l’Association.  Il pourra être modifié sur décision du Conseil d’Administration.

 

CHAPITRE XVI -  DISPOSITIONS FINALES

 

Article 38 - Dispositions applicables

 

Tout ce qui n’est pas prévu par les présents statuts est réglé conformément aux dispositions de la loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations.

 

Article 39 - Perte de rattachement à un Sponsoring Dealer

 

a.    Si l'Association cesse d’être rattachée à un Sponsoring Dealer, une période transitoire de 12 mois suit, pendant laquelle l'Association cherche un nouveau Sponsoring Dealer, avec les entités Harley-Davidson pertinentes et H.O.G. Europe.

b.    Si un nouveau Sponsoring Dealer est trouvé, le Conseil d’Administration convoquera le plus rapidement possible et au plus tard un mois après avoir trouvé le nouveau sponsoring dealer, une Assemblée Générale afin de désigner un nouveau Conseil d’Administration.

 

Article 40 - La Charte H.O.G.

 

L'Association et ses membres se conduiront à tout moment conformément à la Charte H.O.G. Si les règles de la Charte H.O.G. vont à l'encontre des règles légales ou des présents statuts, elles sont considérées comme inapplicables.

 

Article 41- Définitions

 

Dans les statuts les termes suivants ont la signification suivante:

 

a.    Dealer Agréé de Motos Harley-Davidson: un concessionnaire de produits Harley-Davidson, désigné sur la base d’un contrat de concession établi par écrit avec une entité Harley-Davidson ou avec un distributeur agréé Harley-Davidson et qui possède, en cette qualité, un numéro d’identification de concessionnaire Harley-Davidson.

b.    Dealer Operator: toute personne qui possède, avec le(s) propriétaire(s), tout pouvoir d’assurer la gestion de la concession. 

c.    Harley Owners Group Europe (“H.O.G. Europe”): l’organisation responsable de la coordination du programme H.O.G. en Europe.

d.    Charte du Harley Owners Group: document contenant la philosophie et les principes de base du  programme H.O.G.

e.    Sponsoring Dealer: un dealer agréé des motos Harley-Davidson, qui est rattaché à l’Association.

 

 

 

 

Règlement d’Ordre Intérieur

 


 

Règlement d’Ordre Intérieur (R.O.I.) de L’Orval Country Chapter Belgium

01. Respect de la charte du HOG et des statuts :
Le présent règlement implique avant tout le respect de la Charte du HOG ainsi que des statuts de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.».

02. Inscription au Chapter :

a.     Les formalités d’inscription au Chapter se feront auprès du Membership Officer ou d’un remplaçant.

b.     Le candidat membre devra, préalablement à toute inscription :

                                i.     Etre présenté aux membres du comité et recevoir leur autorisation de s’inscrire au Chapter.

                               ii.     Etre parrainé par un membre revêtu de la qualité de Membre Principal. Un membre Principal pourra parrainer le candidat qu’il l’introduit au sein du Chapter, cependant, si le candidat membre se présente seul, un membre, revêtu de la qualité de Membre Principal, pourra se porter volontaire pour en être le parrain.

                             iii.     Prendre connaissance :

1.     Du présent règlement

2.     Des statuts de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.»

3.     De la charte du HOG.

                             iv.     Remplir et signer le formulaire d’inscription prévu à cet effet. Ce formulaire est destiné principalement à recueillir les données de contact des candidats membres. Par la suite, si les coordonnées inscrites devaient être modifiées, il appartient au candidat membre de le signaler le plus rapidement possible au Membership Officer ou à son remplaçant.

c.     Lors de l’inscription d’un candidat membre, il lui sera remis un code d’accès aux données réservées aux membres sur le site de l’OCCB. : www.orvalcountrychapter.be

d.     Après deux mois de présence effective, le candidat membre principal ou associé devra confirmer son inscription au Chapter en :

                                i.     Faisant preuve de son affiliation au HOG. A cette fin, il exhibera obligatoirement sa carte de membre du HOG en ordre de validité. Si cela s’avérait impossible pour une quelconque raison, le candidat membre veillera à se mettre en ordre dans les plus brefs délais. Au besoin, le Membership Officer l’assistera.

                               ii.     S’acquittant du paiement de la cotisation sur le compte financier de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.» : 001- 4568806-85

e.     Lors de la première réunion annuelle, chaque membre (ou candidat membre) se réinscrira en :

                                i.     Confirmant au Membership Officer ou à son remplaçant l’exactitude des données personnelles reprises dans les fichiers du Chapter

                               ii.     S’acquittant du paiement de la cotisation sur le compte financier de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.».

03. Cotisation

a.     La cotisation annuelle maximum est fixée par les statuts de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.» cependant, la cotisation actuellement en vigueur s’élève à :

                                i.     25€ pour les membres principaux,associés et sympathisants.

                               ii.     10€ pour les membres juniors.

                             iii.     Les membres doivent s’inscrire 15 jours avant l’A.G. ordinaire qui sera toujours planifié à la réunion du mois de janvier. Les personnes qui s’inscriraient après cette date seraient membres prospects en payant une cotisation de 20€ le premier semestre et de 10€  au second semestre de l’année. Ils deviendront membres effectifs l’année suivante pour autant qu’ils soient en ordre de cotisations.

b.     La date à prendre en compte est celle de la première participation du membre à une réunion. Cette mesure ne peut souffrir d’aucune exception.

c.     Le paiement de la cotisation se fera obligatoirement sur le compte financier de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.»

d.     Le membre qui, pour 15 jours avant l’A.G., n’aura pas satisfait aux formalités de réinscription sera considéré comme démissionnaire et rayé des listes.

 

04. Période de prospect

a.     Suite à son inscription, le candidat membre se verra attribuer le statut de « prospect » pour une période de 12 mois minimum. Sauf décision du comité.

b.     Il s’agit d’une période d’observation permettant, d’une part, au candidat membre de prendre le temps pour s’intégrer au Chapter et constater s’il y trouve un intérêt suffisant, d’autre part, aux membres du Chapter d’apprendre à connaître le candidat membre et de juger de son intégration Chapter.

c.     Cette période prend cours au moment où le candidat membre remplit le formulaire d’inscription.

d.     Durant toute la période de prospect, le parrain sera responsable du candidat membre.

e.     La période d’observation du prospect pourra être allongée pour une période à déterminer par les membres du Conseil d’Administration de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.» La décision devra être motivée et notifiée au parrain du candidat membre par le Conseil d’Administration.

f.      Durant la période de prospect, le candidat membre respectera rigoureusement les devoirs dévolus aux membres.

g.     Durant la période de prospect, le candidat membre sera autorisé à porter les couleurs du Chapter à l’exception du Large Chapter Patch

                                i.     Sous la forme du Small Chapter Patch qui lui sera offert deux mois après son admission, selon les conditions reprises au Point 2d du présent règlement.

                               ii.     Sur tout autre support (T-shirt, patches non HOG spécifiques au Chapter, pin’s, et autres)

h.     A l’issue de la période de prospect, un vote aura lieu pour décider de l’acceptation du candidat membre au statut de Membre Principal, Membre Associé ou Membre Sympathisant.
Ce vote ne fera pas obligatoirement l’objet d’une Assemblée Générale. Le droit de vote des membres est régi par les statuts de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.».

05. Statut de membre

a.     Après son admission au titre de Membre Principal, Membre Associé, Membre Junior, Membre d’Honneur ou Membre sympathisant, le Director ou son représentant remettra au membre les « couleurs » du Chapter, représentées par le Large Chapter Patch.

b.     Le membre sera autorisé à porter ces couleurs jusqu’à ce qu’il quitte le Chapter ou en soit exclu comme le prévoient les statuts de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.».

06. Devoirs des membres :

a.     Le statut de membre implique les devoirs suivants :

                                i.     Être présent à un nombre raisonnable de réunions mensuelles.

                               ii.     Etre présent à un nombre raisonnable de sorties.

                             iii.     Se montrer raisonnablement disponible pour les diverses activités organisées par le Chapter.

                             iv.     Avoir un comportement correct, ne portant pas préjudice au Chapter et à ses membres que ce soit lors des activités internes ou lors des sorties.

                              v.     Faire preuve de respect envers les membres du comité, non seulement pour le travail presté mais aussi par rapport à leur fonction.

                             vi.     Porter avec respect et fierté les couleurs du Chapter, que leur statut de membre autorise, lors de toute activité.

07. Droits des membres :

a.     Le statut de membre octroie les droits suivants :

                                i.     Droit de participer à toutes les activités du Chapter sans aucune exception.

                               ii.     Droit de porter les couleurs représentés par le Large Chapter Patch.  

b.     Le statut de prospect octroie les droits suivants :

                                i.     Droit de participer à toutes les activités du Chapter sans aucune exception.

                               ii.     Droit de porter les signes distinctifs du Chapter prévus au point 4 g du présent règlement.

c.     Le droit de vote est réservé aux membres inscrits au HOG.

 

 

08. Fonction Officer

a.     Description :
Les fonctions Officer définies par le HOG sont :
Primary Officers :

 

1.     Director

2.     Assistant-Director

3.     Treasurer

4.     Secretary

Secondary Officers:

5.     Ladies Of Harley Officer

6.     Safety Officer

7.     Head Road Captain

8.     Activities Officer

9.     Charity Officer

10. Membership Officer

11. Historian

12. Editor

13. Webmaster

14. Road Captain

15. Photographer

Ces fonctions ne pourront être attribuées qu’à des Membres Principaux ou Membres Associés, revêtus de la qualité d’Administrateur de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.» 

Les fonctions de Road Captain et Photographer pourront être attribuées à des Membres Principaux ou Membres Associés non revêtus de la qualité d’Administrateur de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.»Ces fonctions restent acquises de façon permanente, pour autant que le membre n’ait pas

                                               i.          Signalé au Conseil d’Administration  de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.» qu’il ne le désirait plus

                                              ii.          Montré (des) signe(s) par le(s) quel(s), on puisse croire qu’il (elle) n’a plus les capacités pour l’exercer.

b.     Accession à la fonction Officer (A l’exception des Road Captains et Photographers)

                                i.     Les Membres Principaux ou Membres Associés pourront accéder à une fonction Officer dans les cas suivants :

1.     S’il s’agit d’une fonction de Primary Officer, que le candidat soit membre d’OCCB depuis un an au moins comme Secondary Officer. Toutefois, en l’absence de candidat pour remplir une de ces 4 fonctions, il pourra être, exceptionnellement, dérogé à cette règle, à l’issue d’une décision du Conseil d’Administration de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.»

2.     S’il s'agit d’une fonction Secondary Officer, que le candidat soit membre d’OCCB depuis un an au moins comme membre effectif. Toutefois, en l’absence de candidat pour remplir une de ces fonctions, il pourra être, exceptionnellement, dérogé à cette règle, à l’issue d’une décision du Conseil d’Administration de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.»

3.     Lors de l’Assemblée Générale Annuelle dans le cadre normal de renouvellement normal des Administrateurs de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.».

4.     A tout autre moment.

a.     Les candidats nommés en dehors d’une Assemblée Générale (Ordinaire ou Extraordinaire), seront nommés « ad intérim » jusqu’à ce qu’ils entrent dans les conditions requises. L’officialisation passera obligatoirement par l’élection du candidat au titre d’Administrateur de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.» lors de l’Assemblée Générale Ordinaire qui suit ou une Assemblée Générale Extraordinaire qui devrait être convoquée conformément aux statuts de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.».
Quelle que soit la fonction assumée « ad intérim », celle-ci donne droit aux pleins pouvoirs prévus par cette fonction.

A l’issue d’un vote de l’ensemble des membres présents.

                               ii.     Un prospect ne pourra être nommé Officer « ad intérim » qu’à titre exceptionnel et, eu égard à une qualité et/ou une prédisposition particulière pour la fonction à laquelle il se/on le destine.

c.     Cumul des fonctions

                                i.     Le cumul des fonctions Primary Officer est interdit. Sauf Secretary/Treasurer.

                               ii.     Le cumul des autres fonctions est autorisé à titre exceptionnel par un vote au sein du Conseil d’Administration de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.»

                             iii.     Le cumul de fonctions ne donne droit à aucune voix supplémentaire lors des votes. Une seule voix est attribuée par membre autorisé à voter.

d.     Connaissance de la fonction occupée

                                i.     Dès l’accession à une fonction Officer, il sera fourni au membre une copie de la Charte du HOG reprenant notamment le descriptif de la fonction occupée.

e.     Mandats

                                i.     Les mandats d’Administrateur sont régis par les statuts de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.»

                               ii.     Les mandats attribués « ad intérim » prennent fin au plus tard lors de l’Assemblée Générale Ordinaire qui suit par la nomination de l’intérimaire au poste d’Administrateur de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.»  ou sa démission.

f.      Obligation des Officers :

                                i.     Tout Officer, en plus de porter comme tout membre les couleurs du Chapter, se devra de porter avec respect et fierté les couleurs du HOG et les insignes de sa fonction lors de toutes les activités du Chapter.

                               ii.     Tout Officer se doit d’avoir une attitude constructive.

                             iii.     Tout Officer se doit de respecter les décisions prises à l’unanimité par le comité, même s’il a émis un avis contraire.

                             iv.     Tout Officer se doit de respecter la discrétion sur les sujets évoqués en Conseil d’Administration si cela est jugé nécessaire.

g.     Mission :

                                i.     L’Officer se devra d’être plus disponible que la plupart des membres pour participer à la gestion du Chapter. Au besoin, il participera à des réunions de gestion programmées en dehors du cadre des réunions mensuelles.

1.     Ces réunions seront programmées en fonction des nécessités.

2.     Lors de ces réunions, il pourra n’être fait appel qu’aux Officers dont la fonction implique qu’ils sont potentiellement à même de gérer la situation dont ladite réunion fait l’objet.

                               ii.     L’Officer tiendra le Conseil d’Administration informé des devoirs exécutés dans le cadre de sa fonction telle que décrite dans la charte du HOG.

                             iii.     L’Officer signalera immédiatement au Conseil d’Administration les difficultés diverses qu’il pourrait avoir à remplir les devoirs qui lui incombent et ce, dans le but de pouvoir s’organiser pour lui apporter l’assistance nécessaire, voire assumer entièrement la tâche jusqu’à ce que la situation puisse revenir à la normale.


 

 

09. Exclusion du Chapter :

a.     Les conditions d’exclusion sont régies par les statuts de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.»

10. Publications :

a.     La participation aux activités du Chapter implique la publication possible de photos, articles et autres documents qui peuvent représenter les membres lors des événements auxquels ils prennent part. Il ne pourra être fait opposition à ces publications de la part des membres que si celles-ci attentent à leur honneur ou aux bonnes mœurs.

11. Sécurité dans les déplacements :

a.     Lors des déplacements en groupe, il y a lieu de respecter :

                                i.     De respecter les directives du Head Road Captain, du Safety Officer et du (des) Road-Captain(s);

                               ii.     De respecter les prescriptions du Code de la Route;

                             iii.     D’être parfaitement en état de maîtriser sa moto.Le membre qui, ne se sentant pas en mesure de prendre la route suite à son état santé, de fatigue ou autre, est tenu d’en aviser le Safety Officer, le Head Road Captain et le (les) Road-Captain(s) qui prendront avec lui les mesures nécessaires pour éviter de mettre en danger les membres du groupe lors du déplacement.

Aucun membre ne sera livré à lui-même sauf s’il le demande ouvertement au Safety Officer, au(x) Road-Captain(s) ou à leur(s) remplaçant(s); pour autant que ce(s) dernier(s) le juge(nt) en état de prendre cette décision lui-même.

                             iv.     De respecter les règles dictées par le bon sens. A cet effet, nul n’est tenu de commettre une quelconque infraction de roulage ou de rouler de façon dangereuse pour lui ou autrui dans quel but que ce soit.

b.     Road Captains

                                i.     Au sein d’OCCB, deux types de Road Captains sont à considérer :

1.     Les Road Captains titulaires :

a.     Auront obligatoirement suivi la formation Road Captain Training dispensée par le HOG

b.     Auront reçu du Conseil d’Administration  de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.» l’autorisation d’arborer le patch de la fonction après avoir démontré leur capacité à exécuter cette fonction.

2.     Les Road Captains occasionnels :

a.     Auront reçu du Conseil d’Administration  de «New Orval Country Chapter Belgium a.s.b.l.» l’autorisation d’effectuer cette tâche, après avoir démontré leur capacité à exécuter cette fonction de façon permanente.

                               ii.     Les Road Captain doivent autant faire se peut se montrer exemplaire dans leur conduite du groupe, reconnaître pour eux même un état de fatigue ou autre qui les empêcheraient de mener à bien leur rôle et ce pour la sécurité du groupe.

                             iii.     Le choix et le nombre des Road Captains effectifs lors d’un « Ride Out » est du ressort du Head Road Captain et/ou du Safety Officer. En l’absence de ceux-ci, ce sera au comité d’en décider.

                             iv.     Le comité tranchera s’il y a d’éventuelles contestations.

 

Règlement d’Ordre Intérieur

 charte annuelle DESTINEE AUX ChapterS DU H.O.G.®

Préambule

Le Harley Owners Group® (H.O.G.) est une organisation fondée et parrainée par Harley-Davidson® Motor Company. Le groupe s'est constitué pour offrir des avantages aux pilotes de motos et des services aux enthousiastes de Harley-Davidson dans le monde entier, et pour développer des relations étroites entre le pilote de Harley-Davidson, le concessionnaire Harley-Davidson et la Harley-Davidson Motor Company. La possibilité de créer un Chapter indépendant affilié au Harley Owners Group a pour but de rassembler les membres qui ont un intérêt commun pour la promotion des activités motocyclistes. L'objectif de chaque Chapter est de promouvoir un enthousiasme accru pour le pilotage des motos Harley-Davidson. Le Chapter devra être une organisation apolitique et centrée sur la famille.

 

Article I – Objectif

1.    L'objectif du Chapter local sera de promouvoir des activités de pilotage responsables destinées aux membres du Harley Owners Group en proposant des activités au sein du Chapter et en encourageant la participation à d'autres événements du H.O.G.

2.    Les activités et les opérations du Chapter devront être conduites en harmonie avec une philosophie apolitique et orientée sur la famille.  

Article II – Parrainage

1.    Chaque Chapter doit être parrainé par un concessionnaire Harley-Davidson officiel. La décision de parrainer un Chapter est à la seule discrétion du concessionnaire.

2.    Un concessionnaire Harley-Davidson officiel ne peut parrainer qu'un seul Chapter du H.O.G.

3.    Le Concessionnaire Sponsor doit avoir tout pouvoir pour demander au Chapter parrainé de conduire ses opérations et ses activités conformément aux normes du Concessionnaire Sponsor. Le Concessionnaire Sponsor devra exiger du Chapter qu'il gère et conduise ses activités conformément à la Charte et aux polices d'exploitation du H.O.G.

4.    Le Concessionnaire Sponsor aura autorité sur le contenu de toutes les publications du Chapter, qu'il lui appartiendra d'approuver.

5.    Le Concessionnaire Sponsor aura autorité sur tout problème et sur tous les problèmes concernant l'adhésion au Chapter.

6.    Le Concessionnaire Sponsor pourra fixer le montant des cotisations du Chapter qui ne pourront être utilisées que pour payer ou rembourser les frais de gestion du Chapter.

7.    Pour les Chapters organisés en association à but non-lucratif, vous devez lire la Charte conjointement avec le règlement de votre association.

 Article III – Demande d'affiliation et Durée

L'affiliation au H.O.G. aura une durée de validité d'un an et devra faire l'objet d'une demande d'affiliation annuelle et être soumise à l'acceptation du H.O.G.

Article IV – Nom et Affiliation

1.    Le Harley Owners Group, division de Harley-Davidson Motor Company, est l'organisme qui régit tous les Chapters du H.O.G. Chaque Chapter affilié au Harley Owners Group devra être une organisation séparée et indépendante fournissant des services aux membres de son Chapter sur une base " non lucrative ".

2.    Chaque Chapter affilié devra adhérer à la présente Charte et aux polices d'exploitation du H.O.G.

3.    Les Chapters affiliés devront prendre le nom de leur ville ou de la région de leur Concessionnaire Sponsor. Le H.O.G France se réserve le droit d'approuver les noms de Chapters.

4.    Si le H.O.G. décide, à seule discrétion, qu'un Chapter n'adhère pas à la présente Charte, le H.O.G. pourra retirer au Chapter sa reconnaissance d'organisme affilié au H.O.G. Les concessionnaires pourront de même retirer leur parrainage à leur Chapter à tout moment, ce qui mettra également fin à l'affiliation au H.O.G. du Chapter.

Article V – Chapter Officers

1.    Les Chapters affiliés devront comprendre les membres du bureau suivants : Directeur, Directeur Adjoint, Trésorier, Secrétaire et Sponsoring Director. D'autres membres discrétionnaires du bureau pourront être nommés si cela est jugé nécessaire.

2.    Le Concessionnaire Sponsor occupe la fonction de Sponsoring Director ou partie de la (des) fonction(s) d'un (des) membre(s) du bureau, y compris leurs responsabilités respectives, et il pourra démettre de ses fonctions tout membre du bureau, à sa seule discrétion. Le Concessionnaire Sponsor pourra déterminer comment les membres du bureau seront sélectionnés et la durée de leur mandat au bureau. Pour les Chapters organisés en société, veuillez vous référer aux statuts du Chapter pour tout ce qui concerne le paiement et le remplacement des Officers. Le Concessionnaire Sponsor aura la faculté de demander au Chapter de se conformer aux normes du Concessionnaire Sponsor et il lui appartiendra de garantir au H.O.G. que le Chapter se conforme à la présente Charte et aux polices d'exploitation.

3.    Les tâches et les responsabilités des membres de base du bureau du Chapter seront les suivants :

A.   Directeur : Le Directeur devra se conformer à la présente Charte et aux statuts du Chapter, conduire les réunions et coordonner les responsabilités des membres du bureau.

B.    Le Directeur Adjoint : Le Directeur Adjoint devra assister le Directeur dans la réalisation de ses tâches de Directeur. Le Directeur Adjoint sera également responsable de la promotion des adhésions, l'orientation, la fidélisation des membres, de l'orientation des adhésions et il devra informer les membres du Chapter sur les programmes du H.O.G.

C.   Le Trésorier : Le Trésorier sera responsable de la collecte et de l'utilisation des fonds du Chapter, du rapport des opérations financières aux membres sur une base mensuelle, et de soumettre un rapport financier annuel au H.O.G.

D.   Le Secrétaire: Le Secrétaire sera responsable des problèmes administratifs du Chapter, devra tenir les procès-verbaux des réunions annuelles des membres du Chapter et des assemblées générales; superviser le poste de Responsable des Membres s'il existe, s'assurer que tous les membres du Chapter possèdent une adhésion au H.O.G. en cours de validité, conserver une copie signée du formulaire d'adhésion annuelle au Chapter de chaque membre, soumettre au H.O.G. la demande d'affiliation à la Charte du Chapter du H.O.G. et tous les autres rapports qui seront requis par le H.O.G., et que toutes les démarches annuelles auprès des autorités locales ont été effectuées. En outre, le Secrétaire devra s'assurer que toutes les exigences sont remplies en matière d'assurance (y compris les signatures des participants sur les formulaires de reçus requis).

4.    Les tâches et les responsabilités des membres discrétionnaires responsables de Chapter facultatifs du bureau seront les suivantes :

A.   Le Responsable des activités : Le Responsable des activités sera chargé de la gestion des événements du Chapter.

B.    Le Responsable du Ladies of Harley : Le Responsable L.O.H. sera chargé d'encourager les membres féminins à prendre une part active aux activités du Chapter.

C.   Le Responsable des parcours: Le(s) Responsable(s) des parcours sera (seront) chargé(s) d'aider à planifier les itinéraires pour les excursions du Chapter et de tenir le Chapter informé de tous les programmes du H.O.G.

D.   Le Rédacteur : Le Rédacteur aura la responsabilité de monter, d'agencer les supports, écrits, oraux (radiodiffusion) et électronique pour les publications du Chapter, par ex: bulletins, circulaires, communiqués de presse. Toutes les publications, qu'elles soient écrites, orales (radiodiffusion) ou électroniques, devront être soumises au Concessionnaire Sponsor pour approbation avant la publication.

E.    Le Responsable de la sécurité : Le Responsable de la sécurité sera chargé de fournir aux membres du Chapter des informations concernant les possibilités de formation pour les pilotes.

F.    Le Photographe : Le Photographe sera responsable de l'obtention et de l'organisation des photos du Chapter destinées à être utilisées dans les publications du Chapter et dans les albums relatant l'histoire du Chapter.

G.   L'Historien: L'Historien sera responsable de la préparation et du suivi d'un historique écrit du Chapter, incluant les fonctions des membres du bureau, des activités du Chapter et les chiffres d'adhésion.

H.   Responsable des Membres : Le Responsable des Membres sera chargé de s'assurer que tous les membres du Chapter sont à jour de leur inscription, en consignant dans un dossier, pour chacun d'eux, une copie signée du formulaire "Annual Chapter Membership Enrollment Form & Release", qui doit être signé tous les ans. Il est chargé de tenir à jour le registre des membres du Chapter, en fournissant des mises à jour trimestrielles au bureau du HOG ou dans la rubrique "Chapter Business" du site www.members.hog.com

I.     Webmaster : Le Webmaster sera chargé de rassembler et d'organiser les éléments de contenu devant figurer sur le site web du Chapter, et de demander l'approbation de la concession partenaire avant toute mise en ligne.

Article VI – Adhésion

1.    Tous les membres du Harley Owners Group peuvent adhérer à n'importe quel Chapter affilié. Une adhésion arrivant à expiration au H.O.G. met automatiquement fin à l'adhésion au Chapter local et l'adhésion comme membre associé. Il est de la responsabilité de chaque Chapter local de s'assurer que les membres du Chapter possèdent une adhésion en cours de validité auprès du H.O.G. et de conserver dans les registres du Chapter une copie signée du formulaire d'adhésion annuel au Chapter et un reçu de chaque membre du Chapter. Toute personne aura la responsabilité lors de sa demande, ou du renouvellement de son adhésion au Chapter local, d'apporter la preuve de son adhésion au niveau national, ce qui constitue une condition de son éligibilité en tant que membre.

2.    Le Concessionnaire Sponsor pourra suspendre ou mettre fin à l'adhésion d'une personne au Chapter parrainé, si le Concessionnaire Sponsor, à sa seule discrétion, décide que la conduite du membre le rend indésirable ou si celle-ci est contraire aux intérêts du Concessionnaire Sponsor.

Article VII – Cotisations

1.    Les Chapters sont des organismes à but non lucratif. Le Concessionnaire Sponsor pourra fixer les montant des cotisations, qui seront utilisées uniquement pour payer ou rembourser les frais de gestion du Chapter. Pour les Chapters établis en société, veuillez consulter votre règlement qui comporte une section relative aux cotisations.

2.    Les Chapters pourront organiser des activités lucratives légitimes, pour aider à payer ou à rembourser les frais de fonctionnement du Chapter ou pour constituer des fonds pour des oeuvres caritatives. Toutes ces activités lucratives devront être soumises à l'approbation du Concessionnaire Sponsor. Pour les Chapters organisés en société, veuillez consulter les statuts du Chapter qui comportent une section spéciale pour le remplacement des membres.

Article VIII – Activités

Les événements et les activités du Chapter sont la seule responsabilité du Chapter local. Ces événements et ces activités peuvent inclure des activités centrées sur la famille, ne présentant pas de risques, qui sont de nature à promouvoir une image positive du sport du motocyclisme et qui donnent envie de devenir membre du Chapter.

Article IX – Publications du Chapter

Tous les supports publiés par le Chapter devront comporter le nom officiel du Chapter et son numéro. Toutes les publications du Chapter, qu'elles soient écrites, orales (radiodiffusion), ou électroniques, devront être approuvées par le Concessionnaire Sponsor. Si, à un moment quelconque, le H.O.G. décide à sa seule discrétion que la publication d'un Chapter est incompatible avec les philosophies centrées sur la famille, apolitique, et/ou sur les objectifs du H.O.G., il pourra être mis fin à la reconnaissance du Chapter en tant qu'organisme affiliée au H.O.G. Une copie de toutes les publications du Chapter, quel qu'en soit le type, devra être adressée au bureau du H.O.G. Europe.

Article X – Licence de marque déposée

1.    Les marques déposées H.O.G. ®, HOG®, HARLEY OWNERS GROUP®, L.O.H. ®, LADIES OF HARLEY® et les logos H.O.G. ci-dessous (les "Marques déposées de logos") font partie des nombreuses marques déposées de Harley-Davidson Motor Company. Ces marques déposées H.O.G. ne peuvent en aucune façon être modifiées et ne peuvent pas être utilisées combinées à d'autres mots ou graphismes.

2.    La délivrance ou le renouvellement de cette Charte Annuelle Pour les Chapters du H.O.G. constitue une licence limitée accordée aux Chapters du H.O.G. pour l'utilisation des marques déposées H.O.G. pour la durée de la présente charte annuelle. Dans le future, chaque Chapter en Europe aura un véritable accord de licence de marque déposée avec le H.O.G., indépendamment de la Charte annuelle.

3.    La licence des Chapters du H.O.G. régis par la Charte pour utilisation des marques déposées H.O.G. est limitée à son utilisation en association avec le nom officiel du Chapter et en association avec les supports se rapportant aux activités du Chapter.

4.    L'actuel logo du HOG devra apparaître uniquement avec le nom officiel du Chapter, lequel devra figurer au-dessus du logo du HOG et à l'intérieur du "chevron" officiel du Chapter du HOG, comme décrit ci-dessous.

5.    Les Chapters devront obtenir l'autorisation préalable du H.O.G. pour utiliser les marques déposées H.O.G. sur tout support autre que les publications du Chapter. Les T-shirts, les pin's et autres articles ne sont fabriqués que par des concessionnaires autorisés de la licence de Harley-Davidson Motor Company et ils devront en conséquence faire également l'objet d'un accord préalable du H.O.G.

6.    L'utilisation par le Chapter des marques déposées H.O.G. ne pourra se poursuivre que tant que cette Charte Annuelle ou que l'accord de licence de la marque demeureront en vigueur entre le H.O.G. et le Chapter régi par cette Charte et que le Chapter fonctionne conformément à cette Charte Annuelle et aux polices d'exploitation du H.O.G.. Le H.O.G. pourra, à sa seule discrétion, mettre fin à tout moment à la licence restreinte du Chapter d'utiliser les marques déposées H.O.G., avec un préavis écrit de trente (30) jours. Le Chapter devra immédiatement cesser d'utiliser les marques dès la prise d'effet de la notification.

7.    Le Chapter devra apporter toute l'assistance que Harley-Davidson Europe pourrait raisonnablement lui demander afin de protéger les marques déposées H.O.G. dans la ville d'exploitation du Chapter.

Article XI – Statuts

1.    Cette Charte devra être adoptée et elle servira de police d'exploitation pour les Chapters du H.O.G. Elle devra être mise à la disposition de tous les membres.

2.    Pour les Chapters organisés en société les statuts viennent en complément de la Charte du Chapter, le cas échéant, ne pourront pas remplacer, annuler, ni s'opposer à la présente Charte et ni aux polices d'exploitation du H.O.G. Le Concessionnaire Sponsor et le bureau du H.O.G. devront approuver les statuts du Chapter avant leur publication ou leur mise en oeuvre. Lorsque les statuts du Chapter auront été adoptés, un exemplaire de ces statuts devra être fourni au Concessionnaire Sponsor et au bureau du H.O.G., et il devra être mis à la disposition de tous les membres du Chapter. En cas de divergence, le statut du Chapter prévaut.

Article XII – Amendements

Le H.O.G. pourra modifier cette Charte à tout moment à sa seule discrétion, sur examen par le H.O.G. des développements et des besoins du Chapter, ou en cas de non conformité avec les lois nationales, de l'état, ou locales.

Article XIII – Décaissements

En cas de dissolution ou de liquidation définitive du Chapter, tous les fonds restants et les biens du Chapter, après paiement de tout le passif et des obligations du Chapter ou après avoir fait des provisions pour ledit paiement et pour les dépenses nécessaires, devront être distribués à un (des) organisme(s) conçus et gérés exclusivement à des fins caritatives (considérées comme organisations charitables en fonction des lois en vigueur dans le pays) et qui entrent dans le cadre d'organisme(s) exempté(s). L'actifs et les biens ne devront en aucun cas être distribués à un directeur, un membre du bureau ou à une personne privée.

Article XIV – Renonciation au droit de recours

Bien que le Chapter soit affilié au H.O.G., il demeure une entité indépendante, responsable de ses actions. Tous les membres du Harley Owners Group et leur(s) invité(s) participent volontairement et à leurs propres risques au H.O.G. et aux activités du H.O.G. Le Concessionnaire Sponsor, le H.O.G. et Harley-Davidson Motor Company, ses filiales et ses distributeurs, ainsi que les responsables du bureau du Chapter local sont ou seront dégagés de toute responsabilité ou tenus à couvert par le membre/l'invité de tout dommage ou perte affectant les biens du membre/de l'invité qui pourrait découler de sa participation au H.O.G. et aux activités du H.O.G. Cela signifie que chaque membre et tous les membres du Chapter local et son (ses) invité(s) ne sont pas fondés à entreprendre une action judiciaire à l'encontre du Concessionnaire Sponsor, du H.O.G., de la Harley-Davidson Motor Company, de ses distributeurs et de ses filiales, des Chapters locaux et de leurs agents respectifs et employés pour tout dommage encouru par eux ou affectant leurs biens.

Article XV – Législation nationale ou locale

Si une partie quelconque de cette Charte devient inopérante pour quelque raison que ce soit, dans le cadre d'une législation nationale ou locale ayant juridiction sur l'objet de la présente Charte, ladite partie sera supprimée de la Charte et le reste de la Charte demeurera valable et continuera à produire son plein effet. Le membre qui participe aux activités peut légitimement engager la responsabilité civile contractuelle du Chapter local voire du H.O.G., étant adhérent à ces organisations, et ce à condition qu'il puisse prouver que le Chapter local n'a pas respecté les obligations attachées au " contrat d'adhésion ".

Article XVI – Polices d'exploitation

1.    Abrogation et fin du parrainage : dans le cas où un Concessionnaire Sponsor décide de mettre fin ou d'abroger le parrainage d'un Chapter régi par la Charte :

A.   Le Concessionnaire Sponsor devra informer le représentant approprié du H.O.G. du pays de son intention d'annuler ou de mettre fin au parrainage dans les quinze jours qui précèdent, par une notification écrite donnée au Chapter, signifiant la rupture ou l'abrogation du parrainage. Cette notification devra être fournie par téléphone ou par fax.

B.    Le Concessionnaire Sponsor devra fournir au Chapter une notification écrite signifiant que le parrainage est rompu ou abrogé, en indiquant les motifs de la rupture ou de l'abrogation. Ladite notification sera effective quinze jours après la date de remise de la notification. Une copie de la notification écrite du Concessionnaire Sponsor aux membres du Chapter devra être envoyée au représentant du H.O.G. du pays et au bureau du Manager H.O.G. Europe.

C.   Toute demande ultérieure de Charte par un groupe proposé au parrainage par le précédant Concessionnaire Sponsor ne pourra être prise en considération pour acceptation avant une période de trois mois suivant la rupture du Concessionnaire Sponsor ou l'abrogation du parrainage du concessionnaire de l'ancien Chapter régi par la Charte.

2.    Événements du Chapter

A.   Un Chapter doit spécifier si ses événements sont est 'ouverts', 'fermés', ou 'pour les membres seulement'.

B.    Événements "fermés" sont ouverts aux membres du Chapter, plus un invité par un membre.

C.   Événements "membres" sont ouverts uniquement aux membres du H.O.G. D. Événements "ouverts" sont ouverts aux membres du Chapter, aux membres internationaux du H.O.G. et à d'autres invités.

3.    Adhésion : Pour suspendre ou révoquer une adhésion à la Charte, le Concessionnaire Sponsor devra procéder comme suit :

A.   Notifier au membre par écrit de l'annulation de son adhésion au Chapter. Donner le motif de l'annulation en termes clairs et concis.

B.    Rembourser les cotisations du membre du Chapter pour l'année.

C.   Envoyer une copie de la lettre d'annulation au représentant approprié du pays.

D.   Pour les Chapters organisés en association, veuillez consulter les statuts du Chapter qui possèdent une section concernant la suspension ou l'annulation de la qualité de membre.

4.    Bulletins : Les bulletins circulaires pourront consister en un support imprimé informant les membres des activités, par ex : cartes postales, prospectus, publications comprenant plusieurs pages, etc. Les activités répertoriées dans le bulletin devront préciser s'il s'agit d'un événement ouvert à tous, d'un événement réservé aux membres du H.O.G. ou d'un événement à participation restreinte.

5.    Statut du Chapter : Tout Chapter qui ne réalise aucun événement, ou qui ne publie pas six bulletins par an, verra sa reconnaissance d'organisme affilié au H.O.G. abrogée.

6.    Cotisations : La cotisation annuelle du Chapter ne peut excéder 50 Euros.